Eroeffnungsveranstaltung Planung 2010

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ToDos

3 Wochen vor der Veranstaltung (20.3. - 26.3.)

  • Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
    • es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
      • SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene, Anna ruft am Montag (22.3.) an und hakt nach.
      • FW: keine Reaktion nach Mail v. Fake, Anna ruft am Montag (22.3.) an
      • Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Anna ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
      • Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Anna ruft am Montag (22.3.) an
      • CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Anna wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
      • Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Thomic ist auf Suche nach Ersatz - Anna wird sich am Montag (22.3.) einen realistischen Status abholen
    • Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert
  • Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
    • fake, veit -> Termin ausmachen
  • ✓ Getränke organisieren
    • ✓ klärt fake mit nati ab
    • braucht noch Rueckmeldung wie viele Redner mit Catering versorgt werden muessen
  • Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
    • Geplant: Dienstag
    • Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
    • Fake: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"
  • Pressemappe
    • Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch Promofilm)
  • Flyer
    • Flyer zur Eroeffnung sollten in Druck gegeben werden, um rechtzeitig anzukommen.
  • Klären, wer Fotos macht
    • veit klärt

2 Wochen vor der Veranstaltung (27.3. - 2.4.)

  • Pressemappe
    • Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden
  • Plakate
    • Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden
  • Mitbenutzung des Aussenbereichs? Klärt Fake mit Hausverwaltung ab.


1 Woche vor der Veranstaltung (3.4. - 9.4.)

  • Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
  • Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
    • Namensschilder (blanko) sind in einer der Umzugskisten
  • Teilnehmerliste mit Rednern für Journalistinnen und Journalisten erstellen
  • Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen
  • Zitate für die Pressemitteilung einholen
  • Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten
  • Catering für Redner abklären


1 Tag vor der Veranstaltung (9.4.)


Am Tag der Veranstaltung (10.4.)




Am Tag nach der Veranstaltung (11.4.)

  • Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
  • Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
  • Artikel und Beiträge sammeln
  • Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden




Erledigtes

  • ✓Termin finden

So früh wie möglich:

  • (Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen


12 Wochen vor der Veranstaltung

  • Veranstaltungsprogramm erstellen
    • Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
  • Unternehmen ansprechen, die eingeladen werden sollen
    • fake hat Zusage von Kaspersky


5 Wochen vor der Veranstaltung

  • Gäste-Einladung verfassen
    • Presseteam / anna
  • Veranstaltung auf Homepage ankündigen
    • im Kalender eingetragen, PM1 verlinkt
  • Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
    • DK & intv wissen bescheid


4 Wochen vor der Veranstaltung

  • Einladungen an Gäste senden
  • Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung
  • Ansprechpersonen für die Medien benennen
  • Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
  • Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren