Eroeffnungsveranstaltung Planung 2010: Unterschied zwischen den Versionen

Aus bytewerk-Wiki
Zur Navigation springen Zur Suche springen
(layout)
Zeile 1: Zeile 1:
= ToDos=
'''3 Wochen vor der Veranstaltung'''

== 3 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
* Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
** es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
** es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
Zeile 31: Zeile 33:




'''2 Wochen vor der Veranstaltung'''
== 2 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Pressemappe
* Pressemappe
** Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden
** Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden
Zeile 41: Zeile 43:




'''1 Woche vor der Veranstaltung'''
== 1 Woche vor der Veranstaltung ==


* Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
* Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
Zeile 59: Zeile 61:




'''1 Tag vor der Veranstaltung'''
== 1 Tag vor der Veranstaltung ==
* Dokumentation möglicher TV- und Radiobeiträge sicherstellen, wenn sich Kamerateams und Radiostationen angemeldet haben (diese sind im Nachhinein häufig kostenpflichtig) (d.h. Radio In, INTV, noch besser vorher absprechen, wenns zur Debatte steht.)
* Dokumentation möglicher TV- und Radiobeiträge sicherstellen, wenn sich Kamerateams und Radiostationen angemeldet haben (diese sind im Nachhinein häufig kostenpflichtig) (d.h. Radio In, INTV, noch besser vorher absprechen, wenns zur Debatte steht.)
* Akkreditierungslisten (Teilnehmer/Besucherlisten) vorbereiten
* Akkreditierungslisten (Teilnehmer/Besucherlisten) vorbereiten
Zeile 69: Zeile 71:




'''Am Tag der Veranstaltung'''
== Am Tag der Veranstaltung ==
* Technik überprüfen (Aufbauteam)
* Technik überprüfen (Aufbauteam)
* Pressemappen auslegen
* Pressemappen auslegen
Zeile 82: Zeile 84:




'''Am Tag nach der Veranstaltung'''
== Am Tag nach der Veranstaltung ==
* Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
* Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
* Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
* Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
Zeile 92: Zeile 94:




=== erledigtes ===
<div style="background-color: lightgray; border: 1px dotted black;">
<div style="background-color: lightgray; border: 1px dotted black;">
= Erledigtes =
* ✓Termin finden
* ✓Termin finden


== So früh wie möglich: ==

'''So früh wie möglich:'''
*(Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen
*(Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen




'''12 Wochen vor der Veranstaltung'''
== 12 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Veranstaltungsprogramm erstellen
* Veranstaltungsprogramm erstellen
** Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
** Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
Zeile 108: Zeile 109:




'''5 Wochen vor der Veranstaltung'''
== 5 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Gäste-Einladung verfassen
* Gäste-Einladung verfassen
** Presseteam / anna
** Presseteam / anna
Zeile 122: Zeile 123:




'''4 Wochen vor der Veranstaltung'''
== 4 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Einladungen an Gäste senden
* Einladungen an Gäste senden
* Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]]
* Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]]

Version vom 20. März 2010, 00:09 Uhr

ToDos

3 Wochen vor der Veranstaltung

  • Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
    • es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
      • SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene
      • FW: keine Reaktion nach Mail v. Fake, Fake ruft am Montag (22.3.) an
      • Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Fake ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
      • Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Fake ruft am Montag (22.3.) an
      • CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Fake wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
      • Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Thomic ist auf Suche nach Ersatz - Fake wird sich am Montag (22.3.) einen realistischen Status abholen
    • Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert
  • Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
    • fake, veit -> Termin ausmachen
  • Getränke organisieren
    • klärt fake mit nati ab
  • Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
    • Geplant: Dienstag
    • Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
    • Fake: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"
  • Pressemappe
    • Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch Promofilm)
  • Flyer
    • Flyer zur Eroeffnung sollten in Druck gegeben werden, um rechtzeitig anzukommen.
  • Klären, wer Fotos macht
    • veit klärt


2 Wochen vor der Veranstaltung

  • Pressemappe
    • Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden
  • Plakate
    • Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden
  • Mitbenutzung des Aussenbereichs? Klärt Fake mit Hausverwaltung ab.


1 Woche vor der Veranstaltung

  • Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
  • Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
    • Namensschilder (blanko) sind in einer der Umzugskisten
  • Teilnehmerliste mit Rednern für Journalistinnen und Journalisten erstellen
  • Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen
  • Zitate für die Pressemitteilung einholen
  • Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten
  • Catering für Redner abklären


1 Tag vor der Veranstaltung


Am Tag der Veranstaltung




Am Tag nach der Veranstaltung

  • Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
  • Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
  • Artikel und Beiträge sammeln
  • Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden




Erledigtes

  • ✓Termin finden

So früh wie möglich:

  • (Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen


12 Wochen vor der Veranstaltung

  • Veranstaltungsprogramm erstellen
    • Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
  • Unternehmen ansprechen, die eingeladen werden sollen
    • fake hat Zusage von Kaspersky


5 Wochen vor der Veranstaltung

  • Gäste-Einladung verfassen
    • Presseteam / anna
  • Veranstaltung auf Homepage ankündigen
    • im Kalender eingetragen, PM1 verlinkt
  • Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
    • DK & intv wissen bescheid


4 Wochen vor der Veranstaltung

  • Einladungen an Gäste senden
  • Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung
  • Ansprechpersonen für die Medien benennen
  • Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
  • Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren