Eroeffnungsveranstaltung Planung 2010: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 19. März 2010, 23:15 Uhr

3 Wochen vor der Veranstaltung

2 Wochen vor der Veranstaltung

Informationsmaterialien an die Rednerinnen oder Redner versenden(zum Beispiel Redebausteine, Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
- Presseteam

1 Woche vor der Veranstaltung

Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
- Presseteam
Evtl. den Medien Vorbesichtigung des Ortes anbieten
- ...
Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
- ...
Teilnehmerliste mit „prominenten Gästen“ für Journalistinnen und Journalisten erstellen
- Presseteam
Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen
- Presseteam
Zitate für die Pressemitteilung einholen
- Presseteam
Gegebenenfalls Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten
- Presseteam
Gegebenenfalls Geschenke für Rednerinnen, Redner und ausgewählte Gäste besorgen
- ...

1 Tag vor der Veranstaltung

Dokumentation möglicher TV- und Radiobeiträge sicherstellen, wenn sich Kamerateams und Radiostationen angemeldet haben (diese sind im Nachhinein häufig kostenpflichtig) (d.h. Radio In, INTV, noch besser vorher absprechen, wenns zur Debatte steht.)
- ...
Akkreditierungslisten (Teilnehmer/Besucherlisten) vorbereiten
- alle Beteiligten; anna sammelt
Team einweisen (Ablauf erläutern, Aufgaben einteilen)
- läuft
Telefonliste mit allen Akteuren für den Veranstaltungstag erstellen
- läuft
(Rednerpult, Technik, etc.) aufbauen
- hubert und das Aufbauteam
Aufsteller und Dekoration anbringen
- Aufbauteam

Am Tag der Veranstaltung

Am Tag nach der Veranstaltung

Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
Artikel und Beiträge sammeln
Dankesschreiben an die Rednerinnen oder Redner und Helferinnen oder Helfer versenden

So früh wie möglich:

(Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen
Mitbenutzung des Aussenbereichs? Mit Hausverwaltung abklären.

12 Wochen vor der Veranstaltung

Veranstaltungsprogramm erstellen
- läuft: Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
Unternehmen ansprechen, die als eingeladden werden sollen
- fake & veit evaluieren wer in Frage käme

5 Wochen vor der Veranstaltung

Gäste-Einladung mit Antwortfax o.ä. verfassen
- Presseteam / anna
Adressliste für die Einladung von Medien und Gästen erstellen
- alle die daran beteiligt sind; anna sammelt
Veranstaltung auf Homepage ankündigen
- Inhalt: Presseteam, Technische Umsetzung:...?
Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
- Presseteam

4 Wochen vor der Veranstaltung

Einladungen an Gäste senden
- Presseteam/ anna
Getränke und Verpflegung organisieren
- ...
Klären, wer Fotos macht
- veit klärt
✓Aufgaben während der Veranstaltung verteilen (Wer begrüßt die Gäste? Wer trägt zur Gestaltung des Programms bei? Wer kümmert sich um den Aufbau, die Technik, den Ausschank und den Abbau etc.? Siehe Checkliste „Team“)

✓Ansprechpersonen für die Medien benennen
Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
- hubert fragt nach
Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren
- hubert (ggf. anna)
Pressemappen fertig
- Presseteam

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 '''3 Wochen vor der Veranstaltung'''
-*Falls nötig: Genehmigung(en) bei den zuständigen Behörden einholen
 *Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
+** es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
-** anna kümmert sich, entgültiger Plan: alle am Aktiventreff
+*** SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene
+*** FW: keine Reaktion nach Mail v. Fake, Fake ruft am Montag (22.3.) an
+*** Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Fake ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
+*** Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Fake ruft am Montag (22.3.) an
+*** CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Fake wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
+*** Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Thomic ist auf Suche nach Ersatz - Fake wird sich am Montag (22.3.) einen realistischen Status abholen
+** Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert
 *Moderation vorbereiten
 ** fake, veit