Eroeffnungsveranstaltung Planung 2010: Unterschied zwischen den Versionen

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= ToDos=
= ToDos=


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<div style="background-color: lightgray; border: 1px dotted black;">
= Erledigtes =
* ✓Termin finden

== So früh wie möglich: ==
*(Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen


== 12 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Veranstaltungsprogramm erstellen
** Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
* Unternehmen ansprechen, die eingeladen werden sollen
** fake hat Zusage von Kaspersky


== 5 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Gäste-Einladung verfassen
** Presseteam / anna

* Adressliste für die Einladung von Medien und Gästen erstellen
** alle die daran beteiligt sind; anna sammelt, Liste auf [[Eroeffnungsveranstaltung_Eingeladene]]

* Veranstaltung auf Homepage ankündigen
** im Kalender eingetragen, PM1 verlinkt

* Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
** DK & intv wissen bescheid


== 4 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Einladungen an Gäste senden
* Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]]
* Ansprechpersonen für die Medien benennen
* Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
* Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren



== 3 Wochen vor der Veranstaltung (20.3. - 26.3.) ==
== 3 Wochen vor der Veranstaltung (20.3. - 26.3.) ==
* Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
* Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
** es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
** es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
*** SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene, Fake ruft am Montag (22.3.) an und hakt nach.
*** SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene, Anna ruft am Montag (22.3.) an und hakt nach.
*** FW: keine Reaktion nach Mail v. Fake, Fake ruft am Montag (22.3.) an
*** FW: keine Reaktion, keine Zusage, auch nach erneuten Anrufen.
*** Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Fake ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
*** Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Anna ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
*** Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Fake ruft am Montag (22.3.) an
*** Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Anna ruft am Montag (22.3.) an
*** CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Fake wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
*** CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Anna wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
*** Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Thomic ist auf Suche nach Ersatz - Fake wird sich am Montag (22.3.) einen realistischen Status abholen
*** Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Bernd Schlömer, Bundesschatzmeister, kommt als Ersatz
** Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert
** Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert


* ✓ Getränke organisieren
* Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
** fake, veit -> Termin ausmachen
** ✓ klärt fake mit nati ab
** ✓ braucht noch Rueckmeldung wie viele Redner mit Catering versorgt werden muessen


* ✓ Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
* Getränke organisieren
** ✓ Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
** klärt fake mit nati ab
** ✓ Snyke: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"


* ✓ Klären, wer Fotos macht
* Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
** ✓ dave hat auf anfrage von veit zugesagt
** Geplant: Dienstag
** Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
** Fake: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"


* Pressemappe
* Pressemappe
** Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch [[Promofilm]])
** Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch [[Promofilm]])


* Flyer
* Flyer
** Flyer zur Eroeffnung sollten in Druck gegeben werden, um rechtzeitig anzukommen.
** Flyer zur Eroeffnung sollten erstellt werden


* Klären, wer Fotos macht
** veit klärt


== 2 Wochen vor der Veranstaltung (27.3. - 2.4.) ==
== 2 Wochen vor der Veranstaltung (27.3. - 2.4.) ==
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** Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden
** Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden


* Plakate
* Plakate & Flyer
** Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden
** Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden
** Flyer sollten gedruckt & verteilt werden


* Mitbenutzung des Aussenbereichs? Klärt Fake mit Hausverwaltung ab.
* Mitbenutzung des Aussenbereichs? Klärt Fake mit Hausverwaltung ab.


* Wir brauchen noch Unterstützung für die Thekencrew ab 15:30 bis Abends
** Freiwillige?

* Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
** fake, veit -> Termin ausmachen


== 1 Woche vor der Veranstaltung (3.4. - 9.4.) ==
== 1 Woche vor der Veranstaltung (3.4. - 9.4.) ==
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* Interviewanfragen koordinieren (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
* Interviewanfragen koordinieren (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
* Pressemitteilung versenden (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
* Pressemitteilung versenden (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])


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* Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden
* Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden



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<div style="background-color: lightgray; border: 1px dotted black;">
= Erledigtes =
* ✓Termin finden

== So früh wie möglich: ==
*(Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen


== 12 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Veranstaltungsprogramm erstellen
** Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
* Unternehmen ansprechen, die eingeladen werden sollen
** fake hat Zusage von Kaspersky


== 5 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Gäste-Einladung verfassen
** Presseteam / anna

* Adressliste für die Einladung von Medien und Gästen erstellen
** alle die daran beteiligt sind; anna sammelt, Liste auf [[Eroeffnungsveranstaltung_Eingeladene]]

* Veranstaltung auf Homepage ankündigen
** im Kalender eingetragen, PM1 verlinkt

* Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
** DK & intv wissen bescheid


== 4 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Einladungen an Gäste senden
* Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]]
* Ansprechpersonen für die Medien benennen
* Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
* Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren
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Aktuelle Version vom 25. Januar 2024, 21:47 Uhr

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ToDos



Erledigtes

  • ✓Termin finden

So früh wie möglich:

  • (Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen


12 Wochen vor der Veranstaltung

  • Veranstaltungsprogramm erstellen
    • Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
  • Unternehmen ansprechen, die eingeladen werden sollen
    • fake hat Zusage von Kaspersky


5 Wochen vor der Veranstaltung

  • Gäste-Einladung verfassen
    • Presseteam / anna
  • Veranstaltung auf Homepage ankündigen
    • im Kalender eingetragen, PM1 verlinkt
  • Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
    • DK & intv wissen bescheid


4 Wochen vor der Veranstaltung

  • Einladungen an Gäste senden
  • Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung
  • Ansprechpersonen für die Medien benennen
  • Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
  • Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren


3 Wochen vor der Veranstaltung (20.3. - 26.3.)

  • Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
    • es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
      • ✓ SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene, Anna ruft am Montag (22.3.) an und hakt nach.
      • FW: keine Reaktion, keine Zusage, auch nach erneuten Anrufen.
      • ✓ Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Anna ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
      • ✓ Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Anna ruft am Montag (22.3.) an
      • ✓ CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Anna wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
      • ✓ Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Bernd Schlömer, Bundesschatzmeister, kommt als Ersatz
    • ✓ Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert
  • ✓ Getränke organisieren
    • ✓ klärt fake mit nati ab
    • ✓ braucht noch Rueckmeldung wie viele Redner mit Catering versorgt werden muessen
  • ✓ Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
    • ✓ Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
    • ✓ Snyke: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"
  • ✓ Klären, wer Fotos macht
    • ✓ dave hat auf anfrage von veit zugesagt
  • ✓ Pressemappe
    • ✓ Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch Promofilm)
  • ✓ Flyer
    • ✓ Flyer zur Eroeffnung sollten erstellt werden


2 Wochen vor der Veranstaltung (27.3. - 2.4.)

  • Pressemappe
    • Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden
  • Plakate & Flyer
    • Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden
    • Flyer sollten gedruckt & verteilt werden
  • Mitbenutzung des Aussenbereichs? Klärt Fake mit Hausverwaltung ab.
  • Wir brauchen noch Unterstützung für die Thekencrew ab 15:30 bis Abends
    • Freiwillige?
  • Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
    • fake, veit -> Termin ausmachen

1 Woche vor der Veranstaltung (3.4. - 9.4.)

  • Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
  • Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
    • Namensschilder (blanko) sind in einer der Umzugskisten
  • Teilnehmerliste mit Rednern für Journalistinnen und Journalisten erstellen
  • Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen
  • Zitate für die Pressemitteilung einholen
  • Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten
  • Catering für Redner abklären


1 Tag vor der Veranstaltung (9.4.)


Am Tag der Veranstaltung (10.4.)


Am Tag nach der Veranstaltung (11.4.)

  • Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
  • Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
  • Artikel und Beiträge sammeln
  • Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden