Eroeffnungsveranstaltung Planung 2010: Unterschied zwischen den Versionen

Aus bytewerk-Wiki
Zur Navigation springen Zur Suche springen
(Die Seite wurde neu angelegt: „==Todo-Liste== * ✓Termin finden '''So früh wie möglich:''' *(Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen *Mit…“)
 
K (Schützte „Eroeffnungsveranstaltung Planung 2010“: historische Seite ([Bearbeiten=Nur Administratoren erlauben] (unbeschränkt) [Verschieben=Nur Administratoren erlauben] (unbeschränkt)))
 
(22 dazwischenliegende Versionen von 3 Benutzern werden nicht angezeigt)
Zeile 1: Zeile 1:
[[Eroeffnungsveranstaltung|zurueck zur Eroeffnungsveranstaltung]]
==Todo-Liste==

= ToDos=


----


<div style="background-color: lightgray; border: 1px dotted black;">
= Erledigtes =
* ✓Termin finden
* ✓Termin finden


'''So früh wie möglich:'''
== So früh wie möglich: ==
*(Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen
*(Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen

*Mitbenutzung des Aussenbereichs? Mit Hausverwaltung abklären.

'''12 Wochen vor der Veranstaltung'''
== 12 Wochen vor der Veranstaltung ==
*Veranstaltungsprogramm erstellen
* Veranstaltungsprogramm erstellen
** läuft: Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
** Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
*Unternehmen ansprechen, die als eingeladden werden sollen
* Unternehmen ansprechen, die eingeladen werden sollen
**fake & veit evaluieren wer in Frage käme
** fake hat Zusage von Kaspersky
'''5 Wochen vor der Veranstaltung'''

*Gäste-Einladung mit Antwortfax o.ä. verfassen

== 5 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Gäste-Einladung verfassen
** Presseteam / anna
** Presseteam / anna
*Adressliste für die Einladung von Medien und Gästen erstellen
** alle die daran beteiligt sind; anna sammelt
*Veranstaltung auf Homepage ankündigen
**Inhalt: Presseteam, Technische Umsetzung:...?
*Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
** Presseteam
'''4 Wochen vor der Veranstaltung'''
*Einladungen an Gäste senden
** Presseteam/ anna
*Getränke und Verpflegung organisieren
**...
*Klären, wer Fotos macht
** veit klärt
*✓Aufgaben während der Veranstaltung verteilen (Wer begrüßt die Gäste? Wer trägt zur Gestaltung des Programms bei? Wer kümmert sich um den Aufbau, die Technik, den Ausschank und den Abbau etc.? Siehe Checkliste „Team“)


*✓Ansprechpersonen für die Medien benennen
* Adressliste für die Einladung von Medien und Gästen erstellen
** alle die daran beteiligt sind; anna sammelt, Liste auf [[Eroeffnungsveranstaltung_Eingeladene]]
*Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren

** hubert fragt nach
* Veranstaltung auf Homepage ankündigen
*Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren
** im Kalender eingetragen, PM1 verlinkt
** hubert (ggf. anna)

*Pressemappen fertig
* Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
**Presseteam
** DK & intv wissen bescheid
'''3 Wochen vor der Veranstaltung'''

*Falls nötig: Genehmigung(en) bei den zuständigen Behörden einholen

*Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
== 4 Wochen vor der Veranstaltung ==
** anna kümmert sich, entgültiger Plan: alle am Aktiventreff
* Einladungen an Gäste senden
*Moderation vorbereiten
* Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]]
** fake, veit
* Ansprechpersonen für die Medien benennen
'''2 Wochen vor der Veranstaltung'''
* Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
*Informationsmaterialien an die Rednerinnen oder Redner versenden(zum Beispiel Redebausteine, Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
* Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren
**Presseteam

'''1 Woche vor der Veranstaltung'''

*Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
== 3 Wochen vor der Veranstaltung (20.3. - 26.3.) ==
** Presseteam
* Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
*Evtl. den Medien Vorbesichtigung des Ortes anbieten
** es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
**...
*** ✓ SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene, Anna ruft am Montag (22.3.) an und hakt nach.
*Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
*** FW: keine Reaktion, keine Zusage, auch nach erneuten Anrufen.
**...
*** ✓ Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Anna ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
*Teilnehmerliste mit „prominenten Gästen“ für Journalistinnen und Journalisten erstellen
*** ✓ Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Anna ruft am Montag (22.3.) an
** Presseteam
*** ✓ CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Anna wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
*Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen
*** ✓ Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Bernd Schlömer, Bundesschatzmeister, kommt als Ersatz
**Presseteam
** ✓ Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert
*Zitate für die Pressemitteilung einholen

**Presseteam
* ✓ Getränke organisieren
*Gegebenenfalls Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten
** ✓ klärt fake mit nati ab
**Presseteam
** ✓ braucht noch Rueckmeldung wie viele Redner mit Catering versorgt werden muessen
*Gegebenenfalls Geschenke für Rednerinnen, Redner und ausgewählte Gäste besorgen

**...
* ✓ Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
'''1 Tag vor der Veranstaltung'''
** ✓ Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
*Dokumentation möglicher TV- und Radiobeiträge sicherstellen, wenn sich Kamerateams und Radiostationen angemeldet haben (diese sind im Nachhinein häufig kostenpflichtig) (d.h. Radio In, INTV, noch besser vorher absprechen, wenns zur Debatte steht.)
** ✓ Snyke: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"
**...

*Akkreditierungslisten (Teilnehmer/Besucherlisten) vorbereiten
* ✓ Klären, wer Fotos macht
** alle Beteiligten; anna sammelt
** ✓ dave hat auf anfrage von veit zugesagt
*Team einweisen (Ablauf erläutern, Aufgaben einteilen)

**läuft
* ✓ Pressemappe
*Telefonliste mit allen Akteuren für den Veranstaltungstag erstellen
** ✓ Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch [[Promofilm]])
**läuft

*(Rednerpult, Technik, etc.) aufbauen
* ✓ Flyer
**hubert und das Aufbauteam
** ✓ Flyer zur Eroeffnung sollten erstellt werden
*Aufsteller und Dekoration anbringen

** Aufbauteam

'''Am Tag der Veranstaltung'''
== 2 Wochen vor der Veranstaltung (27.3. - 2.4.) ==
*Technik überprüfen
* Pressemappe
**hubert
** Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden
*Pressemappen auslegen

**Presseteam
* Plakate & Flyer
*Informationsmaterial und Werbemittel auslegen
** Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden
** Aufbauteam
** Flyer sollten gedruckt & verteilt werden
*Gäste begrüßen

**fake, veit, snyke, woogens, michael
* Mitbenutzung des Aussenbereichs? Klärt Fake mit Hausverwaltung ab.
*Medien, besondere Gäste etc. betreuen

**fake, veit, snyke, michael, woogens
* Wir brauchen noch Unterstützung für die Thekencrew ab 15:30 bis Abends
*Interviewanfragen koordinieren
** Freiwillige?
** fake, veit, woogens

*Pressemitteilung versenden
* Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
**Presseteam
** fake, veit -> Termin ausmachen
'''Am Tag nach der Veranstaltung'''

*Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
== 1 Woche vor der Veranstaltung (3.4. - 9.4.) ==
*Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien

*Artikel und Beiträge sammeln
*Dankesschreiben an die Rednerinnen oder Redner und Helferinnen oder Helfer versenden
* Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden

* Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
** Namensschilder (blanko) sind in einer der Umzugskisten

* Teilnehmerliste mit Rednern für Journalistinnen und Journalisten erstellen

* Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen

* Zitate für die Pressemitteilung einholen

* Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten

* Catering für Redner abklären


== 1 Tag vor der Veranstaltung (9.4.) ==
* Dokumentation möglicher TV- und Radiobeiträge sicherstellen, wenn sich Kamerateams und Radiostationen angemeldet haben (diese sind im Nachhinein häufig kostenpflichtig) (d.h. Radio In, INTV, noch besser vorher absprechen, wenns zur Debatte steht.)
* Akkreditierungslisten (Teilnehmer/Besucherlisten) vorbereiten
** alle Beteiligten; anna sammelt, Liste auf [[Eroeffnungsveranstaltung]]
* Team einweisen (Ablauf erläutern, Aufgaben einteilen: siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]]
* Telefonliste mit allen Akteuren für den Veranstaltungstag erstellen
* Rednerpult, Technik, etc. aufbauen (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
* Aufsteller mit Plakaten und Dekoration anbringen (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])


== Am Tag der Veranstaltung (10.4.) ==
* Technik überprüfen (Aufbauteam)
* Pressemappen auslegen
* Flyer, Mitgliedsantraege, anderes Informationsmaterial auslegen
* Gäste begrüßen (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
* Medien, besondere Gäste etc. betreuen (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
* Interviewanfragen koordinieren (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
* Pressemitteilung versenden (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])


== Am Tag nach der Veranstaltung (11.4.) ==
* Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
* Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
* Artikel und Beiträge sammeln
* Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden

</div>

[[Category:Meta-Ebene]]

Aktuelle Version vom 25. Januar 2024, 21:47 Uhr

zurueck zur Eroeffnungsveranstaltung

ToDos



Erledigtes

  • ✓Termin finden

So früh wie möglich:

  • (Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen


12 Wochen vor der Veranstaltung

  • Veranstaltungsprogramm erstellen
    • Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
  • Unternehmen ansprechen, die eingeladen werden sollen
    • fake hat Zusage von Kaspersky


5 Wochen vor der Veranstaltung

  • Gäste-Einladung verfassen
    • Presseteam / anna
  • Veranstaltung auf Homepage ankündigen
    • im Kalender eingetragen, PM1 verlinkt
  • Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
    • DK & intv wissen bescheid


4 Wochen vor der Veranstaltung

  • Einladungen an Gäste senden
  • Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung
  • Ansprechpersonen für die Medien benennen
  • Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
  • Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren


3 Wochen vor der Veranstaltung (20.3. - 26.3.)

  • Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
    • es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
      • ✓ SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene, Anna ruft am Montag (22.3.) an und hakt nach.
      • FW: keine Reaktion, keine Zusage, auch nach erneuten Anrufen.
      • ✓ Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Anna ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
      • ✓ Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Anna ruft am Montag (22.3.) an
      • ✓ CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Anna wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
      • ✓ Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Bernd Schlömer, Bundesschatzmeister, kommt als Ersatz
    • ✓ Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert
  • ✓ Getränke organisieren
    • ✓ klärt fake mit nati ab
    • ✓ braucht noch Rueckmeldung wie viele Redner mit Catering versorgt werden muessen
  • ✓ Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
    • ✓ Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
    • ✓ Snyke: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"
  • ✓ Klären, wer Fotos macht
    • ✓ dave hat auf anfrage von veit zugesagt
  • ✓ Pressemappe
    • ✓ Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch Promofilm)
  • ✓ Flyer
    • ✓ Flyer zur Eroeffnung sollten erstellt werden


2 Wochen vor der Veranstaltung (27.3. - 2.4.)

  • Pressemappe
    • Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden
  • Plakate & Flyer
    • Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden
    • Flyer sollten gedruckt & verteilt werden
  • Mitbenutzung des Aussenbereichs? Klärt Fake mit Hausverwaltung ab.
  • Wir brauchen noch Unterstützung für die Thekencrew ab 15:30 bis Abends
    • Freiwillige?
  • Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
    • fake, veit -> Termin ausmachen

1 Woche vor der Veranstaltung (3.4. - 9.4.)

  • Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
  • Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
    • Namensschilder (blanko) sind in einer der Umzugskisten
  • Teilnehmerliste mit Rednern für Journalistinnen und Journalisten erstellen
  • Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen
  • Zitate für die Pressemitteilung einholen
  • Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten
  • Catering für Redner abklären


1 Tag vor der Veranstaltung (9.4.)


Am Tag der Veranstaltung (10.4.)


Am Tag nach der Veranstaltung (11.4.)

  • Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
  • Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
  • Artikel und Beiträge sammeln
  • Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden