Eroeffnungsveranstaltung Planung 2010
ToDos
3 Wochen vor der Veranstaltung (20.3. - 26.3.)
- Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
- es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
- SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene, Anna ruft am Montag (22.3.) an und hakt nach.
- FW: keine Reaktion nach Mail v. Fake, Anna ruft am Montag (22.3.) an
- Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Anna ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
- Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Anna ruft am Montag (22.3.) an
- CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Anna wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
- Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Thomic ist auf Suche nach Ersatz - Anna wird sich am Montag (22.3.) einen realistischen Status abholen
- Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert
- es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
- Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
- fake, veit -> Termin ausmachen
- ✓ Getränke organisieren
- ✓ klärt fake mit nati ab
- braucht noch Rueckmeldung wie viele Redner mit Catering versorgt werden muessen
- Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
- Geplant: Dienstag
- Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
- Snyke: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"
- Pressemappe
- Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch Promofilm)
- Flyer
- Flyer zur Eroeffnung sollten in Druck gegeben werden, um rechtzeitig anzukommen.
- Klären, wer Fotos macht
- veit klärt
2 Wochen vor der Veranstaltung (27.3. - 2.4.)
- Pressemappe
- Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden
- Plakate
- Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden
- Mitbenutzung des Aussenbereichs? Klärt Fake mit Hausverwaltung ab.
1 Woche vor der Veranstaltung (3.4. - 9.4.)
- Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
- Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
- Namensschilder (blanko) sind in einer der Umzugskisten
- Teilnehmerliste mit Rednern für Journalistinnen und Journalisten erstellen
- Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen
- Zitate für die Pressemitteilung einholen
- Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten
- Catering für Redner abklären
1 Tag vor der Veranstaltung (9.4.)
- Dokumentation möglicher TV- und Radiobeiträge sicherstellen, wenn sich Kamerateams und Radiostationen angemeldet haben (diese sind im Nachhinein häufig kostenpflichtig) (d.h. Radio In, INTV, noch besser vorher absprechen, wenns zur Debatte steht.)
- Akkreditierungslisten (Teilnehmer/Besucherlisten) vorbereiten
- alle Beteiligten; anna sammelt, Liste auf Eroeffnungsveranstaltung
- Team einweisen (Ablauf erläutern, Aufgaben einteilen: siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung
- Telefonliste mit allen Akteuren für den Veranstaltungstag erstellen
- Rednerpult, Technik, etc. aufbauen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
- Aufsteller mit Plakaten und Dekoration anbringen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
Am Tag der Veranstaltung (10.4.)
- Technik überprüfen (Aufbauteam)
- Pressemappen auslegen
- Flyer, Mitgliedsantraege, anderes Informationsmaterial auslegen
- Gäste begrüßen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
- Medien, besondere Gäste etc. betreuen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
- Interviewanfragen koordinieren (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
- Pressemitteilung versenden (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
Am Tag nach der Veranstaltung (11.4.)
- Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
- Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
- Artikel und Beiträge sammeln
- Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden
Erledigtes
- ✓Termin finden
So früh wie möglich:
- (Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen
12 Wochen vor der Veranstaltung
- Veranstaltungsprogramm erstellen
- Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
- Unternehmen ansprechen, die eingeladen werden sollen
- fake hat Zusage von Kaspersky
5 Wochen vor der Veranstaltung
- Gäste-Einladung verfassen
- Presseteam / anna
- Adressliste für die Einladung von Medien und Gästen erstellen
- alle die daran beteiligt sind; anna sammelt, Liste auf Eroeffnungsveranstaltung_Eingeladene
- Veranstaltung auf Homepage ankündigen
- im Kalender eingetragen, PM1 verlinkt
- Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
- DK & intv wissen bescheid
4 Wochen vor der Veranstaltung
- Einladungen an Gäste senden
- Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung
- Ansprechpersonen für die Medien benennen
- Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
- Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren