Eroeffnungsveranstaltung Planung 2010

zurueck zur Eroeffnungsveranstaltung

ToDos

3 Wochen vor der Veranstaltung (20.3. - 26.3.)

• Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
  • es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
    • SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene, Anna ruft am Montag (22.3.) an und hakt nach.
    • FW: keine Reaktion nach Mail v. Fake, Anna ruft am Montag (22.3.) an
    • Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Anna ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
    • Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Anna ruft am Montag (22.3.) an
    • CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Anna wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
    • Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Thomic ist auf Suche nach Ersatz - Anna wird sich am Montag (22.3.) einen realistischen Status abholen
  • Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert

• Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
  • fake, veit -> Termin ausmachen

• ✓ Getränke organisieren
  • ✓ klärt fake mit nati ab
  • braucht noch Rueckmeldung wie viele Redner mit Catering versorgt werden muessen

• Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
  • Geplant: Dienstag
  • Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
  • Fake: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"

• Pressemappe
  • Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch Promofilm)

• Flyer
  • Flyer zur Eroeffnung sollten in Druck gegeben werden, um rechtzeitig anzukommen.

• Klären, wer Fotos macht
  • veit klärt

2 Wochen vor der Veranstaltung (27.3. - 2.4.)

• Pressemappe
  • Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden

• Plakate
  • Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden

• Mitbenutzung des Aussenbereichs? Klärt Fake mit Hausverwaltung ab.

1 Woche vor der Veranstaltung (3.4. - 9.4.)

• Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden

• Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
  • Namensschilder (blanko) sind in einer der Umzugskisten

• Teilnehmerliste mit Rednern für Journalistinnen und Journalisten erstellen

• Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen

• Zitate für die Pressemitteilung einholen

• Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten

• Catering für Redner abklären

1 Tag vor der Veranstaltung (9.4.)

• Dokumentation möglicher TV- und Radiobeiträge sicherstellen, wenn sich Kamerateams und Radiostationen angemeldet haben (diese sind im Nachhinein häufig kostenpflichtig) (d.h. Radio In, INTV, noch besser vorher absprechen, wenns zur Debatte steht.)
• Akkreditierungslisten (Teilnehmer/Besucherlisten) vorbereiten
  • alle Beteiligten; anna sammelt, Liste auf Eroeffnungsveranstaltung
• Team einweisen (Ablauf erläutern, Aufgaben einteilen: siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung
• Telefonliste mit allen Akteuren für den Veranstaltungstag erstellen
• Rednerpult, Technik, etc. aufbauen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
• Aufsteller mit Plakaten und Dekoration anbringen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)

Am Tag der Veranstaltung (10.4.)

• Technik überprüfen (Aufbauteam)
• Pressemappen auslegen
• Flyer, Mitgliedsantraege, anderes Informationsmaterial auslegen
• Gäste begrüßen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
• Medien, besondere Gäste etc. betreuen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
• Interviewanfragen koordinieren (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
• Pressemitteilung versenden (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)

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Am Tag nach der Veranstaltung (11.4.)

• Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
• Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
• Artikel und Beiträge sammeln
• Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden

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Erledigtes

• ✓Termin finden

So früh wie möglich:

• (Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen

12 Wochen vor der Veranstaltung

• Veranstaltungsprogramm erstellen
  • Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
• Unternehmen ansprechen, die eingeladen werden sollen
  • fake hat Zusage von Kaspersky

5 Wochen vor der Veranstaltung

• Gäste-Einladung verfassen
  • Presseteam / anna

• Adressliste für die Einladung von Medien und Gästen erstellen
  • alle die daran beteiligt sind; anna sammelt, Liste auf Eroeffnungsveranstaltung_Eingeladene

• Veranstaltung auf Homepage ankündigen
  • im Kalender eingetragen, PM1 verlinkt

• Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
  • DK & intv wissen bescheid

4 Wochen vor der Veranstaltung

• Einladungen an Gäste senden
• Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung
• Ansprechpersonen für die Medien benennen
• Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
• Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren