Eroeffnungsveranstaltung Planung 2010

3 Wochen vor der Veranstaltung

• Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
  • es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
    • SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene
    • FW: keine Reaktion nach Mail v. Fake, Fake ruft am Montag (22.3.) an
    • Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Fake ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
    • Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Fake ruft am Montag (22.3.) an
    • CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Fake wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
    • Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Thomic ist auf Suche nach Ersatz - Fake wird sich am Montag (22.3.) einen realistischen Status abholen
  • Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert

• Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
  • fake, veit -> Termin ausmachen

• Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
  • Geplant: Dienstag
  • Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
  • Fake: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"

• Pressemappe
  • Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch Promofilm)

• Flyer
  • Flyer zur Eroeffnung sollten in Druck gegeben werden, um rechtzeitig anzukommen.

2 Wochen vor der Veranstaltung

• Pressemappe
  • Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden

• Plakate
  • Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden

1 Woche vor der Veranstaltung

• Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden

• Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
  • Namensschilder (blanko) sind in einer der Umzugskisten

• Teilnehmerliste mit Rednern für Journalistinnen und Journalisten erstellen

• Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen

• Zitate für die Pressemitteilung einholen

• Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten

• Catering für Redner abklären

1 Tag vor der Veranstaltung

• Dokumentation möglicher TV- und Radiobeiträge sicherstellen, wenn sich Kamerateams und Radiostationen angemeldet haben (diese sind im Nachhinein häufig kostenpflichtig) (d.h. Radio In, INTV, noch besser vorher absprechen, wenns zur Debatte steht.)
• Akkreditierungslisten (Teilnehmer/Besucherlisten) vorbereiten
  • alle Beteiligten; anna sammelt, Liste auf Eroeffnungsveranstaltung
• Team einweisen (Ablauf erläutern, Aufgaben einteilen: siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung
• Telefonliste mit allen Akteuren für den Veranstaltungstag erstellen
• Rednerpult, Technik, etc. aufbauen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
• Aufsteller mit Plakaten und Dekoration anbringen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)

Am Tag der Veranstaltung

• Technik überprüfen (Aufbauteam)
• Pressemappen auslegen
• Flyer, Mitgliedsantraege, anderes Informationsmaterial auslegen
• Gäste begrüßen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
• Medien, besondere Gäste etc. betreuen (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
• Interviewanfragen koordinieren (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)
• Pressemitteilung versenden (siehe Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung)

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Am Tag nach der Veranstaltung

• Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
• Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
• Artikel und Beiträge sammeln
• Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden

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erledigtes

• ✓Termin finden

So früh wie möglich:

• (Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen
• Mitbenutzung des Aussenbereichs? Mit Hausverwaltung abklären.

12 Wochen vor der Veranstaltung

• Veranstaltungsprogramm erstellen
  • läuft: Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
• Unternehmen ansprechen, die als eingeladden werden sollen
  • fake & veit evaluieren wer in Frage käme

5 Wochen vor der Veranstaltung

• Gäste-Einladung mit Antwortfax o.ä. verfassen
  • Presseteam / anna
• Adressliste für die Einladung von Medien und Gästen erstellen
  • alle die daran beteiligt sind; anna sammelt
• Veranstaltung auf Homepage ankündigen
  • Inhalt: Presseteam, Technische Umsetzung:...?
• Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
  • Presseteam

4 Wochen vor der Veranstaltung

• Einladungen an Gäste senden
  • Presseteam/ anna
• Getränke und Verpflegung organisieren
  • ...
• Klären, wer Fotos macht
  • veit klärt
• ✓Aufgaben während der Veranstaltung verteilen (Wer begrüßt die Gäste? Wer trägt zur Gestaltung des Programms bei? Wer kümmert sich um den Aufbau, die Technik, den Ausschank und den Abbau etc.? Siehe Checkliste „Team“)

• ✓Ansprechpersonen für die Medien benennen
• Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
  • hubert fragt nach
• Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren
  • hubert (ggf. anna)
• Pressemappen fertig
  • Presseteam