Eroeffnungsveranstaltung-2010

Ehrengäste

• Prof. Dr. Harald Lesch soll eingeladen werden
• Georg Schnurer sollte eingeladen werden

Einzuladende Presse

• Donaukurier
• INTV
• RadioIN
• BR
• Süddeutsche
• ...

Einzuladende Vereine etc.

(Vereine, Parteien, Organisationen, ...)

• Bürgernetz-Dachverband
• ...

Aktionen

• wegfall der Anmeldegebuehr bei Vereinseintritt am gleichen Tag
  • (gab es schonmal auf der bingo geburtstagsfeier am 11.11.2001)
• weitere ideen?

Ideen, was präsentiert werden soll (Brainstorming)

• FTIR Multitouch Table
• ASURO's auf Parcour fahren lassen (ist immer gut wenn sich was bewegt, markus würde sich drum kümmern)
• ...

Todo-Liste

• Termin finden

So früh wie möglich:

• (Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen
• Mitbenutzung des Aussenbereichs? Mit Hausverwaltung abklären.

12 Wochen vor der Veranstaltung

• Veranstaltungsprogramm erstellen
• Medien und Unternehmen ansprechen, die Ihre Veranstaltung als fester Partner/Sponsor begleiten können

5 Wochen vor der Veranstaltung

• Gäste-Einladung mit Antwortfax o.ä. verfassen
• Adressliste für die Einladung von Medien und Gästen erstellen
• Veranstaltung auf Homepage ankündigen
• Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren

4 Wochen vor der Veranstaltung

• Einladungen an Gäste senden
• Getränke und Verpflegung organisieren
• Gegebenenfalls Hinweisplakate an öffentlichen Orten aushängen
• Klären, wer Fotos macht
• Aufgaben während der Veranstaltung verteilen (Wer begrüßt die Gäste? Wer trägt zur Gestaltung des Programms bei? Wer kümmert sich um den Aufbau, die Technik, den Ausschank und den Abbau etc.? Siehe Checkliste „Team“)
• Ansprechpersonen für die Medien benennen, die schon im Vorfeld Kontakt aufnehmen und die Kontakte auch nach der Veranstaltung regelmäßig pflegen
• Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
• Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren

3 Wochen vor der Veranstaltung

• Falls nötig: Genehmigung(en) bei den zuständigen Behörden einholen
• Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
• Moderation vorbereiten

2 Wochen vor der Veranstaltung

• Informationsmaterialien an die Rednerinnen oder Redner versenden(zum Beispiel Redebausteine, Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)

1 Woche vor der Veranstaltung

• Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
• Evtl. den Medien Vorbesichtigung des Ortes anbieten
• Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
• Teilnehmerliste mit „prominenten Gästen“ für Journalistinnen und Journalisten erstellen
• Pressemappen vorbereiten
• Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen
• Zitate für die Pressemitteilung einholen
• Gegebenenfalls Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten
• Gegebenenfalls Geschenke für Rednerinnen, Redner und ausgewählte Gäste besorgen

1 Tag vor der Veranstaltung

• Dokumentation möglicher TV- und Radiobeiträge sicherstellen, wenn sich Kamerateams und Radiostationen angemeldet haben (diese sind im Nachhinein häufig kostenpflichtig) (d.h. Radio In, INTV, noch besser vorher absprechen, wenns zur Debatte steht.)
• Akkreditierungslisten (Teilnehmer/Besucherlisten) vorbereiten
• Team einweisen (Ablauf erläutern, Aufgaben einteilen)
• Telefonliste mit allen Akteuren für den Veranstaltungstag erstellen
• (Rednerpult, Technik, etc.) aufbauen
• Aufsteller und Dekoration anbringen

Am Tag der Veranstaltung

• Technik überprüfen
• Pressemappen auslegen
• Informationsmaterial und Werbemittel auslegen
• Gäste begrüßen
• Medien, Prominente, Paten und Patinnen etc. betreuen
• Interviewanfragen koordinieren
• Pressemitteilung versenden

Am Tag nach der Veranstaltung

• Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
• Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
• Artikel und Beiträge sammeln
• Dankesschreiben an die Rednerinnen oder Redner und Helferinnen oder Helfer versenden