Eroeffnungsveranstaltung Planung 2010: Unterschied zwischen den Versionen
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[[Eroeffnungsveranstaltung|zurueck zur Eroeffnungsveranstaltung]]
= ToDos=
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= Erledigtes =
* ✓Termin finden
== So früh wie möglich: ==
*(Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen
== 12 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Veranstaltungsprogramm erstellen
** Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
* Unternehmen ansprechen, die eingeladen werden sollen
** fake hat Zusage von Kaspersky
== 5 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Gäste-Einladung verfassen
** Presseteam / anna
* Adressliste für die Einladung von Medien und Gästen erstellen
** alle die daran beteiligt sind; anna sammelt, Liste auf [[Eroeffnungsveranstaltung_Eingeladene]]
* Veranstaltung auf Homepage ankündigen
** im Kalender eingetragen, PM1 verlinkt
* Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
** DK & intv wissen bescheid
== 4 Wochen vor der Veranstaltung ==
* Einladungen an Gäste senden
* Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]]
* Ansprechpersonen für die Medien benennen
* Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
* Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren
== 3 Wochen vor der Veranstaltung (20.3. - 26.3.) ==
* Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
** es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
*** ✓ SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene, Anna ruft am Montag (22.3.) an und hakt nach.
*** FW: keine Reaktion,
*** ✓ Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt,
*** ✓ Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet,
*** ✓ CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt,
*** ✓ Piraten: Andi Popp faellt leider aus;
** ✓ Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert
* ✓ Getränke organisieren
** ✓ klärt fake
** ✓ braucht noch Rueckmeldung wie viele Redner mit Catering versorgt werden muessen
* ✓ Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
** ✓ Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
** ✓ Snyke: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"
* ✓ Klären, wer Fotos macht
** ✓ dave hat auf anfrage von veit zugesagt
* ✓ Pressemappe
** ✓ Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch [[Promofilm]])
* ✓ Flyer
** ✓ Flyer zur Eroeffnung sollten erstellt werden
== 2 Wochen vor der Veranstaltung (27.3. - 2.4.) ==
* Pressemappe
** Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden
* Plakate & Flyer
** Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden
** Flyer sollten gedruckt & verteilt werden
* Mitbenutzung des Aussenbereichs? Klärt Fake mit Hausverwaltung ab.
* Wir brauchen noch Unterstützung für die Thekencrew ab 15:30 bis Abends
** Freiwillige?
* Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
** fake, veit -> Termin ausmachen
== 1 Woche vor der Veranstaltung (3.4. - 9.4.) ==
* Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
* Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
** Namensschilder (blanko) sind in einer der Umzugskisten
* Teilnehmerliste mit Rednern für Journalistinnen und Journalisten erstellen
* Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen
* Zitate für die Pressemitteilung einholen
* Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten
*
== 1 Tag vor der Veranstaltung (9.4.) ==
* Dokumentation möglicher TV- und Radiobeiträge sicherstellen, wenn sich Kamerateams und Radiostationen angemeldet haben (diese sind im Nachhinein häufig kostenpflichtig) (d.h. Radio In, INTV, noch besser vorher absprechen, wenns zur Debatte steht.)
* Akkreditierungslisten (Teilnehmer/Besucherlisten) vorbereiten
** alle Beteiligten; anna sammelt, Liste auf [[Eroeffnungsveranstaltung]]
* Team einweisen (Ablauf erläutern, Aufgaben einteilen: siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]]
* Telefonliste mit allen Akteuren für den Veranstaltungstag erstellen
* Rednerpult, Technik, etc. aufbauen (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
* Aufsteller mit Plakaten und Dekoration anbringen (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
== Am Tag der Veranstaltung (10.4.) ==
* Technik überprüfen (Aufbauteam)
* Pressemappen auslegen
* Flyer, Mitgliedsantraege, anderes Informationsmaterial auslegen
* Gäste begrüßen (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
* Medien, besondere Gäste etc. betreuen (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
* Interviewanfragen koordinieren (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
* Pressemitteilung versenden (siehe [[Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung]])
== Am Tag nach der Veranstaltung (11.4.) ==
* Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
* Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
* Artikel und Beiträge sammeln
* Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden
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[[Category:Meta-Ebene]]
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