Eroeffnungsveranstaltung Planung

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Inhaltsverzeichnis

ToDos



Erledigtes

  • ✓Termin finden

So früh wie möglich:

  • (Prominente) Rednerinnen oder Redner und Patinnen oder Paten für die Veranstaltung anfragen


12 Wochen vor der Veranstaltung

  • Veranstaltungsprogramm erstellen
    • Offizieller Teil am Anfang, dann nach und nach fachlich spezieller, Ausklang locker
  • Unternehmen ansprechen, die eingeladen werden sollen
    • fake hat Zusage von Kaspersky


5 Wochen vor der Veranstaltung

  • Gäste-Einladung verfassen
    • Presseteam / anna
  • Veranstaltung auf Homepage ankündigen
    • im Kalender eingetragen, PM1 verlinkt
  • Wochenzeitungen und Monatsmagazine wegen Vorberichten kontaktieren
    • DK & intv wissen bescheid


4 Wochen vor der Veranstaltung

  • Einladungen an Gäste senden
  • Aufgaben während der Veranstaltung verteilen -> Eroeffnungsveranstaltung_Aufgabenverteilung
  • Ansprechpersonen für die Medien benennen
  • Gegebenenfalls Veranstaltungsausstattung (Bühne, Stellwände, Aufsteller, Dekoration etc.)organisieren
  • Gegebenenfalls Licht- und Tontechnik organisieren


3 Wochen vor der Veranstaltung (20.3. - 26.3.)

  • Detaillierten Ablaufplan für die Veranstaltung erstellen
    • es fehlen noch definitve Zusagen von den Parteien:
      • ✓ SPD: warten auf Antwort v. H. Thoene, Anna ruft am Montag (22.3.) an und hakt nach.
      • FW: keine Reaktion, keine Zusage, auch nach erneuten Anrufen.
      • ✓ Gruene: Stefan Walter hat informell zugesagt, Anna ruft am Montag (22.3.) an wegen Bestätigung
      • ✓ Linke: haben zugesagt jemanden zu schicken; Wer ist noch offen, haben sich nicht mehr gemeldet, Anna ruft am Montag (22.3.) an
      • ✓ CSU: haben zugesagt; Terminverschiebung (falsche Zeit wurde kommuniziert) ist noch nicht bestaetigt. Obsti hat angefragt, Anna wird ihn bitten am Montag (22.3.) telefonisch nachzuhaken.
      • ✓ Piraten: Andi Popp faellt leider aus; Bernd Schlömer, Bundesschatzmeister, kommt als Ersatz
    • ✓ Am Abend des 22.3. wird der genaue Ablaufplan fixiert
  • ✓ Getränke organisieren
    • ✓ klärt fake mit nati ab
    • ✓ braucht noch Rueckmeldung wie viele Redner mit Catering versorgt werden muessen
  • ✓ Infomaterial fuer die Redner zusammenstellen (Ablaufplan, Wegbeschreibung, Kontaktdaten)
    • ✓ Presseteam: Abplaufplan in schoene Form giessen
    • ✓ Snyke: an Redner versenden, ist gleichzeitig 2. (offizielle, mit Ablauf) "Einladung"
  • ✓ Klären, wer Fotos macht
    • ✓ dave hat auf anfrage von veit zugesagt
  • ✓ Pressemappe
    • ✓ Materialsammlung fuer die Pressemappe sollte angefangen werden (Bilder durch Promofilm)
  • ✓ Flyer
    • ✓ Flyer zur Eroeffnung sollten erstellt werden


2 Wochen vor der Veranstaltung (27.3. - 2.4.)

  • Pressemappe
    • Die Materialen sollten verwurstet und in Form gegossen werden
  • Plakate & Flyer
    • Die Plakate zu den Services des Vereins sollten erstellt & gedruckt werden
    • Flyer sollten gedruckt & verteilt werden
  • Mitbenutzung des Aussenbereichs? Klärt Fake mit Hausverwaltung ab.
  • Wir brauchen noch Unterstützung für die Thekencrew ab 15:30 bis Abends
    • Freiwillige?
  • Moderation/Begrüssungsrede vorbereiten
    • fake, veit -> Termin ausmachen

1 Woche vor der Veranstaltung (3.4. - 9.4.)

  • Einladungen an Journalistinnen und Journalisten versenden
  • Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfertigen
    • Namensschilder (blanko) sind in einer der Umzugskisten
  • Teilnehmerliste mit Rednern für Journalistinnen und Journalisten erstellen
  • Pressetexte zu bingo e.V. und zur Veranstaltung erstellen
  • Zitate für die Pressemitteilung einholen
  • Pressetexte und Bilder für das Internet aufbereiten
  • Catering für Redner abklären


1 Tag vor der Veranstaltung (9.4.)


Am Tag der Veranstaltung (10.4.)


Am Tag nach der Veranstaltung (11.4.)

  • Sichtung aller verfügbaren Medien auf Veröffentlichungen
  • Internetrecherche bei entsprechenden Online-Medien
  • Artikel und Beiträge sammeln
  • Dankesschreiben an die Rednerinnen/Redner und Helferinnen/Helfer versenden
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